Solutions collaboratives : c’est le moment d’essayer !

Le confinement contraint beaucoup d’entreprises à s’organiser autrement. Pourquoi ne pas en profiter pour tester une solution dite «collaborative»?  De nombreux fournisseurs proposent des offres attrayantes, avec essai gratuit. Comment choisir ?

Que l’entreprise soit en mode «confinement total chez soi» avec force télétravail ou non, le fait est là : nous passons au moins deux tiers de notre temps en mode collaboratif. L’institut McKinsey observe que 61% d’une semaine de travail est consacrée à trois tâches : lire et répondre aux emails, rechercher des informations et échanger en interne. Nous communiquons aussi et souvent avec les mêmes partenaires ou clients de façon récurrente. Or, selon une enquête Deloitte, 62% des salariés français estiment ne pas disposer des outils et technologies nécessaires pour faciliter leur travail.

Les avantages du collaboratif 

La plupart des entreprises utilisent déjà des outils bureautiques, mais leur combinaison n’est pas toujours fluide. Une solution collaborative apporte une plateforme unifiée, utilisant le protocole IP d’Internet, mariant la téléphonie et les données en réseau jusque sur le Web et, de plus en plus, sur un ‘Cloud’, donc accessible de partout avec son navigateur Internet.

Le collaboratif permet à la fois les interactions en équipe, les téléréunions (audio ou vidéo-conférence), la messagerie instantanée (ou ‘chat’, cf. Skype), le partage de fichiers (avec accès restreints ou non), le stockage en ligne de documents de référence (cf. les Drive, OneDrive, DropBox, Box…). C’est aussi la possibilité d’attribuer des tâches et la certitude de travailler ensemble sur la bonne version d’un document ou sur des projets où interviennent diverses personnes à distance. Le collaboratif apporte également une manière de travailler «horizontale» pouvant améliorer les méthodes de travail, notamment en laissant les équipes organiser leurs tâches.

Créer des espaces de travail

Une telle plateforme rend tout accessible en un seul endroit ; elle ouvre des fenêtres (contacts, documents et applications…) et créée ainsi des espaces de travail polyvalents. Idéalement, elle doit pouvoir s’ouvrir à quantités d’outils déjà existants, tels qu’agenda, gestion de projet, planification de ressources, suivi de process avec affichage des étapes d’avancement, etc.

Les tâches peuvent être réparties dans des tableaux de bord individuels – non visibles par tous ; seul le point d’avancement étant partagé. Les fonctions de commentaires permettent de lever les incertitudes. On pourra aussi ajouter un outil de ‘mini mapping’ ou de ’brainstorming’ (recherche d’idées, de concepts…). Les calendriers partagés (avec une partie personnelle non explicite) sont des outils très pratiques, d’autant qu’ils permettent de programmer les réunions au vu des créneaux disponibles affichés.

Pour les petites structures, il existe des solutions intégrant, nativement, l’essentiel de ces fonctions et pouvant s’interfacer aux suites bureautiques (comme Microsoft Office ou Open Office ou Google Suite, etc).

Deux univers conjoints 

Deux univers de fournisseurs peuvent sembler se concurrencer, alors qu’ils se rejoignent de plus en plus autour de technologies Internet : d’une part des sociétés de télécoms ou de solutions réseaux (opérateurs et équipementiers comme Cisco, Mitel, etc.) ; d’autre part, des éditeurs de solutions bureautiques – à commencer par les deux géants Microsoft (Teams, connecté à Office 365, avec OneDrive, outre Sharepoint) et Google (G Suite, avec Drive, Docs, Sheets, Hangouts…) ou encore Cisco Webex Teams, ainsi qu’une vingtaine de start-up, qui ont su tirer parti de plateformes déjà existantes sur le Cloud et qui les complètent, par exemple en ajoutant des ‘mobile – apps’ pour smartphones.

Ces éditeurs de dernière génération – comme Slack, Fuze, Trello, Asana, GoToMeeting ou encore des généralistes comme Jalios, eXo, Jamespot – proposent souvent un test gratuit, sans engagement (jusqu’à 90 jours pour la start-up française Klaxoon). Les prix s’établissent généralement par utilisateur et par mois (entre 5 et 20 euros, selon l’espace de stockage/archivage nécessaire, selon les fonctions demandées ou l’intégration de logiciels ‘tiers’, l’assistance, etc.).

Les critères de choix

Pour faire son choix, se pose une question-clé :  s’agit-il de faciliter la communication et le travail à distance ? Ou plutôt de fluidifier la gestion de projets ?  Le mieux est de tester soi-même et de faire évaluer par ses équipes. Commencer en interne, puis avec des intervenants extérieurs. Se limiter à un nombre d’outils et se fixer des règles (ordre du jour assez détaillé, documents préparés, durée limitée, etc.). Et on définira des types de réunion : avancement d’activité, déroulement de projet, ‘brainstorming’, réunion spécialisée – juridique, financière.

Pierre MANGIN